¿Qué es información?
La información es todos aquellos datos transformados o modificados que tienen valor para aquellos usuarios que hacen uso de ellos.
¿Qué es un sistema de información?
Es un conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos ya sea primarios, secundarios y bases de datos relacionadas entre si con el fin de procesar entradas para realizar transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información importantes en la toma de decisiones.
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor.
Elementos de un sistema de información.
Los procedimientos y las prácticas habituales del trabajo son aquellos que los directivos suelen hacer para coordinar los distintos elementos de la empresa para su buen funcionamiento.
Información. Este es el elemento fundamental de todo sistema y su razón de ser. Este debe adaptarse a las personas que la manejan y al equipo disponible con el que cuenta la empresa, según los procedimientos de trabajo para que las actividades se realicen de forma eficaz.
Personas o usuarios. Se trata de los individuos o unidades de la organización que introducen manejan o usan la información para realizar sus actividades y operaciones en función de los procedimientos de trabajo establecidos.
Equipo de soporte. El equipo de soporte se ocupa para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información, este constituye la parte más visible del sistema de información, su parte tangible o física. Este sistema tangible y físico puede incluir elementos de los mas variados niveles tecnológicos y pueden ser: papel, maquinas de escribir, archivadores, cintas magnéticas, impresoras, computado
Investigación preliminar.
La investigación preliminar es la primera etapa dentro del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. Esta comienza con la formulación de una solicitud ya sea por parte de un usuario o un gerente de un departamento que haya detectado una necesidad de mejoramiento de un sistema o que haya la necesidad de automatizar una serie de actividades.
La investigación preliminar consta de tres partes:
Aclaración de la solicitud
Estudio de factibilidad
Aprobación de la solicitud
Aclaración de la solicitud.- Muchas solicitudes que provienen de usuarios o gerentes de departamentos (por ejemplo: ventas, producción, contabilidad, etc.) no están formuladas de manera clara.
Hay ocasiones que el usuario sabe que es lo que quiere pero no sabe interpretarlo por eso es necesario realizar una pequeña entrevista con el o hacer una llamada telefónica.
Estudio de factibilidad.-Después de haber realizado la aclaración de la solicitud es necesario saber si es factible lo que se desea realizar, el estudio de factibilidad cuenta con tres aspectos:
Factibilidad técnica.
Factibilidad económica.
factibilidad operacional.
La factibilidad técnica.- Se refiere a que el proyecto pueda realizarse con los recursos técnicos con que cuenta la empresa como son: el equipo que se cuenta, la tecnología existente de software y el personal disponible; se hacen cuestionamientos ¿Se necesita mas tecnología de software?, ¿Cuál es la posibilidad de desarrollar el proyecto?, ¿Qué tiempo se llevara el proyecto hasta su implantación?.
Factibilidad económica.-La factibilidad económica se refiere a los beneficios que traerá la realización del proyecto. Se deben de hacer una serie de cuestionamientos para poder saber si es factible el desarrollo del sistema económicamente "¿Los beneficios que se obtienen serán suficientes para aceptar los costos?, ¿Los costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?".
La factibilidad operacional.- Este ultimo aspecto trata de la utilidad del sistema una vez ya desarrollado e implantado en la empresa,¿Será utilizado el sistema?, ¿Existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que de cómo resultado una disminución de los posibles beneficios de la aplicación?
El estudio de factibilidad es realizado por lo regular por una o dos personas que tiene conocimiento en técnicas de sistemas de información son casi siempre analistas de sistemas.
Aprobación de la solicitud. No todos los proyectos solicitados son deseables o factibles de realizar. Algunas empresas reciben tantas solicitudes de proyectos de parte de sus empleados pero solo es posible atender unas cuantas. Sin embargo aquellos proyectos que son factibles y deseables deben ser incorporados en los planes de desarrollo de sistemas.
Después de haberse aprobado la solicitud de proyecto se estima su costo y el tiempo necesario para hacerlo así también como las necesidades de personal para realizarlo si no hay ningún proyecto que se este desarrollando se inicia este.
Determinación de los requerimientos del sistema.
En esta etapa el analista debe comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se esta estudiando. "Los analistas trabajan con los empleados y administradores deben de estudiar los procesos de la empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
• ¿Qué es lo que se hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Con que frecuencia se presenta?
• ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
• ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
• ¿Existe algún problema?
• Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?
• Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?.
Para contestar estas preguntas el analista de sistemas conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso".
Es necesario elaborar cuestionarios para recabar esta información cuando no es posible entrevistarse en forma personal con los miembros de grupos grandes dentro de la empresa. Así mismo se requiere del estudio de manuales y reportes, la observación directa de las actividades que se realiza y en algunos casos formas y documentos para comprender mejor el proceso en su totalidad.
Diseño del sistema.
En esta etapa el analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico de sistema de información. "Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la de desarrollo de software, a la que denominan diseño físico".
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos a fin de que los datos que van a entrar al sistema sean correctos. Además el analista también proporciona entrada efectiva para el sistema de información mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.
Parte del diseño de sistema de información es la de diseñar la interfaz de usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, es el puente de comunicación y por lo tanto es extremadamente importante realizar un buen diseño. Un ejemplo de interfaz de usuario incluye un teclado para introducir preguntas y respuestas, menús en pantalla para elegir comandos del usuario y un ratón para seleccionar opciones.
Dentro de la fase de diseño se incluye el diseño de base de datos las cuales guardaran la mayor parte de datos necesarios para los tomadores de decisiones de la empresa.
Una base de datos bien diseñada da como resultado una base de datos bien organizada que es la base para todos los sistemas de información. En esta etapa el analista también trabaja con los usuarios para diseñar la salida de información de las bases de datos, esta puede ser en pantalla o impresa según como se satisfaga las necesidades de información.
Por ultimo el analista debe diseñar procedimientos de control y respaldo para proteger el sistema y a los datos.
Los documentos que contengan las especificaciones de diseño se representaran por medio de diagramas de flujo, tablas, símbolos especiales, árboles, graficas, etc.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores, las especificaciones del sistema de información completas y claramente delineadas.
Una vez comenzada la fase de programación, los diseñadores contestaran las preguntas y dudas que tengan los programadores, cuando utilicen las especificaciones de diseño, por eso es recomendable que el diseño sea lo mas claro y preciso en sus especificaciones.
Desarrollo de sistemas.
En esta etapa el analista trabaja junto con el programador para desarrollar cualquier sistema que se necesite esto se hace apoyándose en el diseño de sistemas.
Los programadores tienen un papel principal en esta etapa ya que son los encargados de la codificación de los módulos correspondientes, así como también de la verificación de sintaxis en el código para encontrar errores y ser resueltos por ellos mismos, el programador también valida cada uno de los módulos programados, realiza pruebas integrales a cada modulo. Los programadores también son responsables de la documentación del sistema, ellos son encargados de elaborar el manual del usuario que sirve al usuario para aprender a manejar el nuevo sistema y el manual del sistema en donde viene la explicación de la forma de programar los módulos así como también todo lo concerniente a los procedimientos empleados en la programación de cada modulo esta documentación es de vital importancia para probar el sistema y posteriormente para su mantenimiento una vez que haya sido implantado el sistema.
Pruebas del sistema.
Antes de implantar el sistema es necesario realizarle pruebas para saber si funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Estas pruebas consisten en hacer funcionar al sistema como si estuviera realizando sus operaciones cotidianas para lo cual fue desarrollado se introducen entradas de conjunto de datos para su procesamiento y después se examinan sus salidas o resultados. Muchas veces se permite a los usuarios finales (aquellos usuarios que usaran el sistema constantemente) utilizar el sistema como ellos lo usarían sin limitarlos, es decir, dejarlos en forma libre manejarlo a su antojo para así poder detectar fallas o errores no encontrados en el proceso de desarrollo del sistema.
Es conveniente que las pruebas sean realizadas por personas ajenas al proyecto para que estas tengan validez, de lo contrario se comete el error de realizar pruebas guiadas, es decir, hacer pruebas sabiendo de antemano los resultados de estos y no obtener resultados favorables. Es difícil hacer pruebas al sistema y no encontrar ningún error, ya que los errores nos ayudan a mejorar nuestros sistemas, si no tuviéramos errores realmente no sabríamos si todo esta bien o de lo contrario que todo este mal.
Implantación y evaluación.
La implantación es el proceso de instalar y verificar un nuevo equipo, capacitar a los usuarios los cuales usaran el nuevo sistema de información, se debe de hacer una conversión del viejo sistema al nuevo, verificando que los usuarios no encuentren inconvenientes en el uso del nuevo sistema, esta conversión incluye la de archivos de formatos antiguos a nuevos o simplemente la construcción de una base de datos.
Aparentemente una vez terminada la etapa de implantación y evaluación del sistema de información, solo quedar brindar mantenimiento al sistema de información dado que los sistemas de las empresas junto con el ambiente de las empresas experimentan cambios de manera continúa y constante, Los sistemas de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido se puede decir que la implantación es un proceso de constante evolución.
La evaluación de un sistema se lleva cabo para identificar fuerzas y debilidades del sistema de información. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:
Evaluación operacional.- "Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de manejo, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización". Esta evaluación trata de conocer si el sistema realmente es agradable a los usuarios, si cuenta con una adecuada respuesta conforme al número de transacciones que este realiza.
Impacto organizacional.- "Identifica y mide los beneficios para la empresa en áreas como finanzas, ventas y nomina. También se mide el flujo de información interno y externo". En esta evaluación se trata de conocer los beneficios que a nivel organizacional se están obteniendo con el nuevo sistema implantado.
Opinión de los administradores.- "Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios fínales". Se trata de conocer los puntos de vista tanto de los directivos como de los usuarios finales no importando si estos sean positivos o negativos.
La importancia de la administración de proyectos de sistemas de información en la empresa.
La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico en las organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los sistemas de información su competitividad y su adaptación a los cambios en el medio. El desarrollo de sistemas de información eficaces requiere de una administración adecuada, que garantice una orientación acorde con los objetivos y estrategias de la empresa, dentro de las limitaciones de recursos y de tiempo.
En la actualidad en las empresas es muy importante contar con una adecuada administración de proyectos ya que esto refleja el grado de calidad con que se hacen los proyectos, parece ilógico pensar que una empresa con mala administración de proyectos contara con buenos sistemas de información basados en computadoras y que en esta hubiera el buen aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros y tecnológicos). También seria sorprendente ver una empresa con una buena administración de proyectos y que esta no contara con un buen sistema de información que le ayudara a la toma de decisiones.
La administración de proyectos aplicando su metodología en forma estricta es sin duda una de las mejores herramientas para desarrollar proyectos estos pueden ser de cualquier tipo o índole (proyectos de investigación de mercados, proyectos de auditoria contable, proyectos de producción, proyectos de producción, proyectos de desarrollo de sistemas de información, proyectos de diseño e implantación de redes etc) sin importar el tamaño o giro de la empresa sea publica o privada.
La importancia de los sistemas de información en las empresas.
En la actualidad con desarrollos tecnológicos avances en la ciencia computacional, en la genética, en la medicina en la astronomía, etc, hay sin duda en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo que es: la información; Se dice que quien tiene la información, clara, concreta, segura y confiable domina a los demás en cualquier que sea su área. Por lo tanto los sistemas de información son para la empresa como el sistema nervioso es para el humano; Si no existieran lo S. I. estaríamos en la edad primitiva todo lo que no rodea son sistemas e información que uniéndolos nos ayudan a la toma de decisiones.
En nuestros días con el desarrollo computacional y el uso indispensable del PC como herramientas tanto en el trabajo como en casa. Ha hecho que los sistemas de información basados en computadora sean indispensables dentro de la empresa al grado que si no utilizan los sistemas de información serian obsoletos y no podrían realizar sus actividades por ejemplo: Un aeropuerto sin su sistema de información para sus aterrizajes de sus aviones, o una central de trenes sin su sistema de información de rutas alternas en caso de que dos trenes utilizan las mismas rutas ¿cuándo avisar para que cambien a rutas alternas para evitar un choque?.